企业降低成本支出的根本 办公系统集成与共享

在企业信息化的进程中,办公自动化应该做什么、可以做什么、怎样才能发挥最大效益往往是一个不大容易弄清楚的问题。相对而言,ERP(企业资源计划)可以说是模式清晰、效益明确。在规划企业办公自动化或者说协同办公系统的时候,我们可以通过分析一下ERP,从中获得有益的借鉴。

  工作量大,各部门各系统往往形成一个个“应用孤岛”,企业需要花大量的人力、物力在不同的应用系统之间切换,以获取相应的信息进行分析,造成资源浪费和重复劳动,企业的运作效率大大下降。

企业内部各部门之间的协同,以及企业内部与外部资源(包括客户和合作伙伴)之间的协同,在这个新信息时代越发凸现其重要性。企业必须建立一个动态的、可控的、统一的、全面集成和协作化的信息应用环境,从而使得企业内部资源(管理者、员工)和外部资源(客户和伙伴)能够在一个统一的平台上高度共享信息、协同完成各种复杂的业务处理、形成知识积累的科学体系、共同面对市场环境的变化。而传统的OA系统由于其体系架构相对陈旧,无法很好地建立起这样一个协同运作的环境。

因此,传统OA已经不能完全满足企业日益增长的需求,企业迫切需要一个可以实现整合内外资源的高效的信息系统,从而提升其管理水平—纤草科技即时通讯。

关联:企业的分析和决策来源于准确、全面和及时的信息,“孤岛式”的信息一方面很难全面反应真实的情况,另一方面也容易造成数据混乱、更新不及时、难以统一管理和获取等问题。在传统OA中,例如销售经理要审批一项费用报销单,如果他对这笔费用的来龙去脉不清楚,就很难从这张报销单上获得更多的信息,因为他所获得的仅仅是一些静态的,表面的信息;这个时候他可能要通过不同的应用系统去查询更多的信息,或者与相关人员进行交流,这样就大大降低了工作的效率和准确性。而在协同OA中,由于信息之间已经建立了各种关联,因而销售经理可以从这张报销单开始,迅速提取其他的相关信息,如报销事件的来龙去脉、涉及到的客户或项目、提交人的情况、原始单据或凭证的扫描等,同时又不必在不同的应用系统之间切换。通过这样的关联,为企业真实的还原了信息本来“网状结构”,从而为管理扫除了信息获取不全面和不及时的障碍。

深化:企业管理涉及到的环节是众多的。现代化企业就象一台不停运转着的精密机器,而各种管理和运营环节就象是机器上的各个部件,相互之间有着千丝万缕的关系,并且必须为企业的共同目标而实现一致性的运作。例如一个产品的销售,涉及到产品的功能和质量(产品研发、质量监控及升级)、产品的市场宣传(宣传平台、宣传文件和方式)、具体销售业务的开展(客户管理、项目跟踪、合同签订)、相关费用的报销(单据填写、流程审批、数据更新)等,而这些业务是否能够被很好的管理并实现统一性的协调将直接影响到产品的销售成果。传统OA由于其局限性,所涵盖的管理深度及广度都是十分有限的,因而很难对这样的一些比较复杂的业务过程进行管理,当然就更难以支持整个业务链的平滑运作了。而在协同OA中,对管理范畴进行了深化和延伸,因而可以让企业方便的对更多的环节进行整合和统筹管理。

协作:要实现良好的协作,首先需要突破物理边界和组织边界,让处于不同的地理位置,不同组织的人员可以进行无障碍的沟通;其次,需要对整个的协作进行管理,让协作的对象为共同目标而进行一致性的、协调的动作,对协作过程进行监控、调整,对协作产生的信息进行完整的保留,并以知识的方式进行再利用;由于协作发生在企业的各个运营环节中,因此还需要一定的应用广度来支持对其的管理。在传统OA中,协作往往是浅层次的,邮件、BBS、即时聊天工具、工作流程等虽然可以实现一部分的协作,然而它们的涵盖面十分有限,沟通的内容零散,之后也很难对其结果进行进一步的整理。而在协同OA中,由于各种资源之间的屏障被打破,因而这样的协作可以贯穿于各个环节并容易得到集中的管理。如协作的内容可以是企业积累的各种知识文档,项目进展中的某个任务,或是企业的一个合同会签流程,一种需要分配的物资;协作的对象可以是一人对一人,或多人对多人,可以发生在企业同一部门员工之间,也可以发生在跨部门员工之间,还可以是不同企业,企业与客户或合作伙伴之间的协作;协作的方式可以是知识文档、主题讨论区、网上会议、即时聊天、任务分配等。同时,协作的过程和结果可以得到很好的记录,并最终形成知识体系的一部分。

总结来说,企业协同办公基于三大基本思想体系,在”关联”、”深化”和”协作”方面体现了其完全不同于传统OA的应用,把OA与企业管理的需求真正的相结合,从而给”办公自动化”带来了更高层面的价值。 纤草软件在帮助企业实现协同办公的同时,还在设计软件的时候融入了精确管理的思想,总结出企业经常出现的八大问题,八大现象,通过软件系统从管理机制上规避问题,杜绝现象,控制组织中人的行为风险,使企业高效,员工快乐!

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