企业成本控制做得不好,核算方式太烧脑!

企业经营简化来讲就是通过卖出产品或服务来获得销售收入,是否赚钱则是销售收入扣除成本后的利润,如果利润大于0,则公司可以持续盈利,不断发展,如果利润小于0,则公司逐渐消耗现金流,直到资金链断裂,公司破产倒闭。抽象化的模型则是如下所示

                       价格-成本=利润

当前的经济大环境下,各种商品的价格持续走低,大部分中小企业面对市场时基本上没有太大的溢价空间,想要通过提升价格来获取更多的利润空间难度可想而知。在这种情况下,企业想要持续盈利,显而易见的方式是控制成本。控制成本的方式有很多,如减少人力,降低原材料的品质或等级,寻找更便宜的货源,用更高效率的设备或方式替代以前的生产加工方式等等。所以很多企业负责人会很强调成本控制的重要性,但在控制成本之前,我们是否知道我们的产品成本到底是多少?成本控制的空间在什么地方呢?很多公司会有专门的财务管理人员进行成本的核算与控制,采取详细的方法、步骤和要求进行成本的核算与控制,诸如以下斜体字的内容(如对成本具体核算方式不感兴趣,此部分内容可直接略过)。
1.确定成本计算方法。开展成本计算之前,先要确定采用哪一种成本计算方法。通常所用的方法有品种法、分批法、分步法等。这要根据生产工艺过程和生产组织的特点,同时结合成本管理的要求情况来进行选择。
2.设置有关的成本计算账户。为了计算产品的成本,需要设置一个专门的账户,即”生产成本”账户。其借方汇集为生产产品而发生的各种费用,贷方反映产品完工转出的制造成本。
对于一定的成本计算对象来说,发生的费用无非是两种:①直接费用。②间接费用,即共同性的、不是直接为生产这-对象服务的费用。如果企业只生产一种产品,则直接费用和 间接费用并没有差别,都应该直接计入产品成本。但是,企业一般都是生产多种产品。这样,直接费用仍可以直接计入产品成本,而间接费用就必须先要汇集起来,然后再分配摊入各个不同的成本计算对象。这样,需要先单独设置一个账户,即”制造费用”账户,”制造费用”账户的作用就是汇集各种间接费用,再合理地分配到成本计算对象上去。
如果废品和停工的情况比较多,就需要搜集有关的废品和停工损失资料,并专门设置一个”废品损失”和”停工损失”账户,把这些损失汇集到”废品损失”和”停工损失”账户的借方,然后在其贷方作出恰当的处理并转出:如果是正常损失,一般应分配进入产品成本;否则应转入管理费用或营业外支出。
按权责发生制的要求,生产中发生的支出不一定就要计入生产成本,支出的期间与成本计算期间可能不一致。支出发生后有两种情况:①生产中发生的费用在本期发挥出全部效益,效益不递延到下期。这种情况应把费用直接记入”生产成本”或”制造费用”账户。②本期发生的费用支出不应由本期负担。这里面又有两种情况: ①先支出,后计入成本费用。这种情况应设置”待摊费用”账户,支出时借记”待摊费用”账户,分期摊入成本费用时再贷记”待摊费用”账户。②先计入成本,后支出。这种情况应设置”预提费用”账户,计入当期成本费用时借记有关成本费用账户,贷记”预提费用”账户,支付再借记”预提费用”账户。
3.核算费用发生及按用途分类。成本计算的过程是一个费用的汇集和分配(摊)的过程,或者反过来说,费用的核算最终也就是成本的核算。成本计算就是一个对费用进行多步骤处理的过程。要做好成本计算工作,第一步就是要准确反映总共开支了多少费用,开支了一些什么性质的费用。这一步要解决两个问题:一是本企业在当期到底有哪些开支,开支了哪些费用。这是做好成本计算工作的基础。如消耗了多少原材料,要用先进先出法和后进先出法(该方法已被禁止)等方法进行恰当的计量;如由于设备发挥效用,而磨损的价值,要用恰当的方法进行折旧。二是费用发生后,到底起了什么作用。在成本计算过程中,不仅要反映开支了一些什么费用,而且要进一步明确开支的费用起了什么作用。对谁发挥了效用。费用发生后起的作用归纳起来有三种情况:①费用发生后没有在当期发挥作用,应向后期递延。如预付租金等,应计入待摊费用。②开支发生在当期,而其效用发生在上期。如在年初支付上年的全部租金,不能作为当期费用,而应借记入预提费用账户。③大多数开支,是开支在本期,效用也在本期,这些费用不仅要计入当期的成本,还要按其具体用途进行分类。不管成本计算的对象是什么,一般来说,都需要支付以下成本项目;或者说,费用发生后,无非是起了以下几个方面的作用:一是消耗各有关材料,这些材料构成产品的实体,这叫直接材料费用;二是消耗各有关人工费用,这些生产工人的劳动直接用于产品的制造,这叫直接人工费用;三是消耗各种材料和人工及其它费用,这些费用不直接用于产品的生产,只是在生产过程中起辅助作用,或提供必要的生产条件,这种费用就叫制造费用。
为了反映费用的发生及按用途分类的情况,需要作一笔会计分录,即:
借:有关成本费用账户
贷:有关资产负债账户
在这笔会计分录中,贷方的有关资产负债账户反映费用开支的具体情况。这些账户是现金、原材料、累计折旧、应付工资、应付福利费等账户,反映企业到底开支了一些什么费用。借方的有关成本费用账户则包括待摊费用、预提费用、生产成本、制造费用等,反映这些费用起了什么作用。其中生产成本是成本计算的主要账户,最后所有的费用都要归集到生产成本账户。记到生产成本账户的费用还要进一步按用途分类,一般分为直接材料、人工费用和制造费用三个项目。
4.辅助生产费用的分配。”生产成本”总账下有两个明细账户:一是基本生产,用于核算产品的生产成本;二是辅助生产,用于核算为生产产品服务的有关生产部门的成本。辅助生产也是一种生产活动,它为基本生产活动提供必要的产品和劳务,也要消耗各种生产费用,同样要计算产品成本。辅助生产成本的计算需要设置” 辅助生产”明细账户,其借方汇集发生的各种费用,其贷方计算辅助生产车间完工的产成品成本,同时转入基本生产明细账。这个账户一般没有余额。
5.制造费用的分配。产品成本由直接材料、直接人工和制造费用三部分组成,其中发生的直接材料和直接人工是属于直接费用,直接记入”生产成本”账户,发生的制造费用是间接费用,不直接记入”生产成本”账户,而是先在”制造费用”账户中汇集,然后再分配记入”生产成本”账户。
6.产成品成本的计算。通过上述步骤,本期发生的全部生产成本都已汇集在”生产成本”账户的借方,如果企业没有在产品,则产成品成本就是生产成本账户的期初余额加上本期发生的全部生产成本。但是,一般企业都同时有在产品和产成品,因而需要把产品生产成本在产成品和在产品之间进行分配,同时计算在产品成本和产成品成本。
“生产成本”账户的有关数据之间有下列关系:
期初余额+本期发生的全部生产成本=期末在产品成本+产成品成本
产成品成本=期初余额+本期发生的全部生产成本-期末在产品成本
也就是说,产成品成本的计算问题,即要把总成本在期末在产品和产成品之间进行分配。一般用约当产量法或定额法等方法进行分配。
产成品成本计算出来后,还要用产成品总成本除以总产量,求得单位成本,这样产品成本计算才全部结束。
看着上面斜体部分的描述,是不是感觉很头晕?对于一般的中小企业来讲,如果采取此种方式来核算成本,往往可能是得不偿失。原因主要有以下几点:1、企业的整个运营管理过程(销售、采购、生产、仓库等)必须进行大规模的整改才能符合成本核算的要求与条件,花费的时间和精力会比较大;2、企业必须配备专门的管理人员、财务人员进行成本数据的整理、统计与分析,反而增加了企业的运营管理成本;3、不会利用有效的工具,成本核算效率低,耗时耗力。这样造成的局面就是很多中小企业没办法进行有效的成本核算和控制,只能算大账,根据产品销售收入和采购支出按月甚至按年来核算公司的经营状况。
不改变,公司经营可能陷入麻烦;改变,没人、没钱、没工具;两难啊!有没有一种不需要过多的业务优化调整、不需要价值不菲的工具、不需要太多烧脑的公式和数据的方法可以改变这种状况呢?
答案是肯定的,一般一个企业成本核算需要借助于财务系统或ERP系统才能达成比较精细的数据记录、统计与分析。随着云计算、互联网技术和通讯技术的不断升级,数据录入的方式通过手机或移动外设可以随时随地、轻松方便的获取或采集;同时企业内部各业务环节的信息共享与协同也可以通过不同的应用终端(手机、电脑、平板等)和载体进行实时的同步更新、送达,极大提升各环节的协同效率;而且以前动辄几十万几百万的ERP系统投资可以通过租赁的方式“分期付款”来极大降低软件的使用成本,对于企业而言也无需建设自己的机房、采购昂贵的服务器及配套设施、配备专业的IT人员来持续运维,大大降低后期的建设成本和运维成本。那这一切是如何实现的了呢?我们以一个典型的五金制造工厂来给大家一一剖析。
案例企业背景:
五金加工制造企业,工厂不大,人员包含业务、设计、仓管、计划、工人等大概20人左右。主要给自动化设备厂商配套,以定制件为主,生产的产品较多、较杂,规格品种每月都新增几千种。基本的业务场景是客户向其下达订单需求,工厂根据需求进行设计后会提供一个初始的报价给客户,基本达成一致后,工厂会安排生产,实际生产完成后再与客户核算具体的产品价格,会与初始报价产生出入,需不断与客户进行协商,最后确定结算金额。
面临的主要问题:
1、工厂的实际成本核算不出来,当前只能按月算出一个大概的成本,给客户报价只能依靠过往的经验;
2、工厂基本不做材料库存,按订单采购材料,但材料的成本核算无法对应到订单或工单,只能按月统计入库多少,出库多少;
3、与客户实际结算时,总因为各种原因在结算货款时存在扯皮、协商甚至不得不让步;
解决的方案:
1、根据客户需求生成设计方案、图纸等资料,并将设计、试样、生产等各环节成本统计出来生成产品的成本价格用于客户报价;
2、以产品订单为核心,贯穿生产、采购、仓库、委外全过程将各种发生的成本费用归集到一起;
3、按不同的费用用途统计各种发生的成本费用,如直接材料成本,直接加工费用,委外加工费用等;
4、根据规则自动核算产品成本并归集到产品数据中用于后续的成本控制与产品报价;
5、自动生成对账单发送给客户,应收情况清晰明了;
主要的实现过程:
按照客户的需求,创建一个新设计方案。

创建新的设计任务后,产品设计人员将图纸、作业指导书、产品规格等设计相关资料或图片等上传到系统中。

设计工作完成后则根据设计资料增加物料、工序等信息用于后续的生产和采购。流程化的节点展示轻松知晓各环节状态并快速到达。

没有库存材料的情况下,直接通过系统的物料需求生成相应的采购订单下达给供应商,系统同时记录相关的订单信息与设计任务关联,可直接用于后续的设计成本核算。

采购回来的原材料直接入库,相关的价格、数量、金额等直接可以关联到设计任务,可直接核算出设计任务的材料成本。采购的入库、付款、开票、对账等也都可以清晰明了展示并完成。流程化的节点展示轻松知晓各环节状态并快速到达。

设计样品生产过程中根据工艺的要求添加相应的生产工序,并记录每个工序所花费的加工费用。

整个设计试样完成后,系统即可自动根据设置的规则计算出产品的材料成本、加工费用等相关信息,直接更新到产品数据中,供业务人员进行产品报价。

整体的产品设计成本核算可以参考如下视频,完整介绍设计成本核算过程。

与客户报价后确定产品的相关设计、规格、生产要求后,创建相关的销售订单,基于销售订单可以生产相关联的生产任务,建立以订单为核心的贯穿生产、采购、委外加工、仓库、发货、结算全过程的任务。最终核算出产品的实际成本并更新产品数据中用于后续的管理与报价。流程化的节点展示轻松知晓各环节状态并快速到达。

完整的产品成本核算过程可参考如下视频,整体上介绍产品成本核算的全过程。

与客户交易的信息可以通过对账单随时调取,通过微信直接转发给客户,方便又快捷。手机上也能随时查询产品的价格、成本等信息。


综上,对产品的设计成本核算和生产成本核算做了整体的说明,最后我们再做一个简要总结:
1、按订单/生产任务为核心将各种相关的成本要素关联起来,并可以一目了然的展示出来,大大降低成本的理解与核算的难度,提高中小企业的业务效率;
2、全过程信息实时更新,各种应用终端可以轻松协同,加快各业务环节的响应速度、处理效率,减少因信息协同不到位,不透明带来的失误;
3、流程化的驱动引擎,将各业务环节打通,清晰展示各环节的状态,快速到达各业务的具体操作细节,降低业务管理难度。

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